Vos questions achats, nos réponses

ALEOU apporte une valeur ajoutée à plusieurs niveaux : centralisation des achats MICE, réduction du nombre de fournisseurs, accompagnement humain sur chaque dossier, mise en concurrence des lieux ou prestataires, négociation tarifaire, facturation centralisée, reporting consolidé et intégration des critères RSE. Pour les clients en contrat cadre, ALEOU peut également avancer les acomptes et le solde, adapter le fonctionnement aux workflows internes et mettre en place une RFA selon les modalités prévues.

ALEOU n'est pas uniquement une plateforme de sourcing. Notre modèle est hybride : une plateforme digitale de pilotage associée à des chefs de projets expérimentés qui accompagnent l'ensemble des dossiers, sans minimum de budget ni de nombre de participants. Cette approche permet de traiter les cas spécifiques, de mieux comprendre les briefs, de proposer des réponses adaptées et de sécuriser les dossiers.

Une marketplace permet principalement de trouver et comparer des offres. Une agence événementielle classique intervient plutôt sur la conception et la production d'événements complexes. ALEOU combine ces deux dimensions, tout en ajoutant une vraie logique achats : sourcing, accompagnement humain, fournisseur unique, contrat cadre, facturation centralisée, reporting consolidé, transparence des commissions et pilotage RSE.

ALEOU répond aux principaux critères attendus dans un appel d'offres MICE : couverture de l'offre, qualité du sourcing, transparence, compétitivité tarifaire, accompagnement humain, capacité de reporting, centralisation administrative, conformité achats, RSE, cybersécurité et déploiement utilisateurs.

Référencer chaque lieu signifie multiplier les fournisseurs, les contrats, les acomptes et les facturations. ALEOU permet d'avoir un seul référencement pour accéder à plus de 24 000 lieux et prestataires en France et plus de 70 000 lieux en Europe, avec négociation, mise en concurrence et reporting consolidé.

Oui. ALEOU n'appartient ni à une chaîne hôtelière, ni à un fonds d'investissement, et ne pratique aucune exclusivité fournisseur. Les recommandations sont 100 % objectives.

Le venue finding centralise la recherche, la négociation et la contractualisation des lieux et prestataires. L'agence événementielle conçoit et produit l'événement de bout en bout. ALEOU propose les deux : le venue finding sous contrat cadre, et l'agence sur devis pour les événements complexes.

Le venue finding couvre la recherche, la comparaison, la négociation, la contractualisation, la facturation et le reporting. Le volet agence intervient en complément, sur devis, lorsque l'événement nécessite une prise en charge plus complète : conception, coordination, inscriptions, intervenants, stands, communication, site événementiel, application participants ou événement hybride.

Oui, l'Event App ALEOU est incluse dans l'offre : site événementiel, inscriptions, e-badges, networking, programme, scan, suivi carbone et reporting participants.

Non. ALEOU n'est pas une TMC et ne gère pas les voyages individuels d'affaires. Ce choix répond à des raisons fiscales et juridiques précises : la gestion centralisée de billetterie et d'hébergement individuel via un intermédiaire peut empêcher la récupération de TVA par le client, et l'activité de TMC relève d'un statut juridique et réglementaire spécifique (immatriculation Atout France, garanties financières, responsabilité d'agent de voyages au sens du Code du tourisme) distinct de notre activité MICE. ALEOU se concentre sur le périmètre MICE et s'articule avec la TMC du client lorsque c'est nécessaire.

Oui. ALEOU est rémunéré comme apporteur d'affaires par les prestataires, sans surcommission cachée dans le prix. La commission est encadrée à 10 % maximum, et tout dépassement est restitué au client selon les modalités du contrat cadre.

Une commission est versée par le prestataire choisi, encadrée à 10 % maximum. Le montant est affiché dans la plateforme et figure dans le reporting client.

La commission est plafonnée afin d'éviter toute majoration artificielle du prix final. Ce plafonnement permet de garantir un modèle clair, compétitif et contrôlable. Dans les modèles référencé ou contrat cadre, la commission est transparente et intégrée au suivi des dossiers. En contrat cadre, tout dépassement du plafond peut être restitué selon les modalités définies.

Le contrat cadre prévoit un mécanisme de restitution : tout dépassement est reversé au client, soit dossier par dossier, soit en moyenne sur le périmètre, selon les modalités contractuelles retenues.

ALEOU s'appuie sur un processus de référencement structuré et continu. Les lieux et prestataires peuvent être identifiés par nos chefs de projets, par notre veille marché, par les demandes clients, par les échanges quotidiens avec les prestataires ou directement par les prestataires eux-mêmes. Les informations sont collectées et contrôlées : photos, présentation, prix, capacités, salles, chambres, restauration, localisation, services, accessibilité, RSE, assurances, conformité et conditions commerciales.

ALEOU vérifie la cohérence des informations transmises, la conformité des prestations, les capacités, les conditions commerciales, les assurances, les éléments RSE, l'accessibilité et les informations utiles à la décision client. Les chefs de projets enrichissent également la base grâce aux retours d'expérience, aux visites et aux évaluations réalisées après les événements.

La base est actualisée en continu grâce aux échanges quotidiens des chefs de projets, aux visites, à la veille marché, aux salons professionnels, aux remontées clients et aux informations transmises directement par les prestataires. Chaque nouvelle donnée peut donner lieu à une mise à jour : ouverture, fermeture, travaux, capacité, services, tarifs, démarches RSE ou conditions commerciales.

ALEOU utilise un système d'affectation orientant chaque demande vers un chef de projet disponible et suffisamment expérimenté pour y répondre. L'objectif est d'assurer une bonne prise en charge, préserver la qualité du suivi, gérer les priorités et permettre aux chefs de projets de consacrer le temps nécessaire aux recherches, relances, vérifications de devis et échanges clients.

Oui, l'intégration peut être étudiée avec les équipes IT, achats et finance du client selon les contraintes de son SI. La plateforme permet déjà une gestion structurée des utilisateurs, des droits, des validations, des données de reporting et des exports. Selon le contexte client, des besoins complémentaires peuvent être cadrés : SSO, exports de données, flux comptables, rapprochement avec les processus internes. Ces intégrations sont à analyser au cas par cas.

Oui, l'accès sécurisé via SSO peut être étudié selon l'environnement du client et les contraintes de son SI. L'objectif est de simplifier l'accès des utilisateurs, renforcer la sécurité et centraliser l'authentification. Les modalités techniques sont à cadrer avec les équipes IT du client.

Des exports ou flux comptables peuvent être étudiés selon les besoins du client, son organisation finance et ses outils internes. Les données peuvent être structurées pour faciliter le suivi des factures, paiements, budgets, imputations et reportings financiers. Les intégrations avancées sont cadrées au cas par cas avec les équipes achats, finance et IT.

Le déploiement est progressif et structuré : cadrage avec la direction achats, préparation avec les équipes communication et IT, personnalisation du dispositif, communication interne, lancement auprès des utilisateurs puis suivi d'adoption. Un déploiement progressif par BU ou typologie d'événement est possible, avec des revues régulières et un reporting consolidé annuel.

Le déploiement peut généralement s'organiser en quelques semaines selon le périmètre. Il comprend une phase de préparation, une phase de personnalisation, une phase de communication, le lancement et le suivi. Pour un périmètre plus complexe avec workflows spécifiques, SSO, flux comptables ou déploiement multi-entités, un cadrage plus détaillé est nécessaire.

Le déploiement standard est inclus dans l'accompagnement : cadrage, paramétrage initial, formation de prise en main, supports utilisateurs et accompagnement des administrateurs. Certains besoins spécifiques peuvent faire l'objet d'un devis complémentaire : intégrations SI avancées, développements spécifiques, SSO complexe, flux comptables, formation sur site, tutoriels personnalisés ou dispositif de lancement renforcé.

Le déploiement nécessite l'implication limitée mais structurée de quelques interlocuteurs clés : un référent achats, un interlocuteur communication ou conduite du changement, un contact IT si des accès, exports, SSO ou flux techniques sont à prévoir, et éventuellement un référent finance/comptabilité.

ALEOU peut fournir un guide utilisateur personnalisé, organiser des formations de prise en main en webinar, accompagner les administrateurs, former les chefs de projets ALEOU aux spécificités du client et prévoir des supports de communication. Des actions complémentaires peuvent être ajoutées selon les besoins.

Toutes les prestations transitent par une seule entité (ALEOU), avec une facturation consolidée selon la périodicité retenue (par événement, mensuelle ou trimestrielle). Cette centralisation simplifie la gestion comptable, réduit le nombre de fournisseurs à référencer et fiabilise le suivi budgétaire.

Oui. Selon les conditions du contrat cadre, ALEOU avance les acomptes et le solde auprès des prestataires, ce qui supprime la gestion d'acomptes multiples côté client et sécurise la relation avec les fournisseurs.

ALEOU centralise les règlements et assure la traçabilité des flux financiers via la plateforme. Les paiements aux prestataires sont effectués après vérification de la conformité entre devis, prestation et facture. Les conditions de paiement peuvent être adaptées aux procédures internes du client, notamment dans le cadre d'un contrat cadre ou d'un portage de facturation.

Dans le cadre d'un fonctionnement contractuel centralisé, ALEOU est l'interlocuteur du client et contractualise avec les prestataires. Le client n'a pas à gérer directement une multiplicité de contrats fournisseurs, mais doit prendre connaissance des conditions applicables, notamment en cas d'annulation. ALEOU travaille à améliorer les conditions d'annulation lorsque cela est possible et peut proposer une assurance annulation selon les besoins.

• 85 % des annulations bénéficient de conditions ALEOU améliorées
• 1,37 % de frais d'annulation payés par les clients en 2025 rapporté au CA global

Oui, une assurance annulation peut être proposée via un assureur partenaire, soit pour l'ensemble des événements, soit au cas par cas. Les garanties et conditions sont à définir selon le périmètre souhaité.

• Prime indicative : 1,9 %
• Minimum : 200 €
• Motifs possibles : grèves, hommes clés, attentats, blocages de routes (selon contrat)

Oui. Le reporting est paramétrable selon vos besoins : par BU, entité, typologie d'événement, poste de dépense, indicateur RSE, etc., avec un accès 24/7 à la plateforme.

Empreinte carbone prévisionnelle et réelle, score RSE des lieux, engagements des prestataires, recommandations d'éco-conception et données Scope 3 pour vos directions RSE. ALEOU est certifié ISO 20121 et noté EcoVadis Platinum (Top 1 %).

ALEOU est évalué CyberVadis avec un score de 804/1000, correspondant au niveau Silver (Argent), gage du niveau de sécurité de la plateforme et des données clients. La démarche est suivie dans le temps avec une réévaluation régulière et des plans d'action structurés.

ALEOU assure le suivi et la maintenance de sa plateforme afin de garantir la continuité de service. Les anomalies sont traitées selon leur criticité et les utilisateurs sont informés des mises à jour importantes. En cas d'incident, aucun dossier ne doit rester bloqué : une bascule manuelle vers un chef de projet peut être organisée.

• Disponibilité moyenne constatée : 99,9 %
• Délai moyen de traitement des anomalies : 30 min
• Problèmes mineurs : 15 jours ouvrés
• Problèmes basiques : 5 jours ouvrés
• Problèmes bloquants ou majeurs : reprise manuelle en moins de 5 heures ouvrées

ALEOU applique des mesures de sécurité et de protection des données : hébergement en Union Européenne, accès par rôle, principe du moindre privilège, registre des traitements, politique de confidentialité, sauvegardes, monitoring, sensibilisation RGPD des équipes et audits internes réguliers.

• Hébergement IONOS certifié ISO/CEI 27001
• Firewall matériel et applicatif
• Protection DDoS
• Sauvegardes quotidiennes avec réplication hors site
• Données hébergées 100 % en UE

Le process est structuré de bout en bout : brief, recherche de lieux ou prestataires, sélection, vérification des disponibilités, demande de devis, négociation, comparaison des offres, validation, confirmation, réalisation de l'événement, contrôle des factures, facturation centralisée puis reporting. Ce process permet de sécuriser les choix, de comparer objectivement les offres et de consolider les données utiles aux achats, à la finance et à la RSE.

ALEOU privilégie la fiabilité, la pertinence et la performance achats plutôt qu'une fausse instantanéité. Dans l'événementiel professionnel, les disponibilités et conditions doivent presque toujours être vérifiées manuellement. Ce temps permet de confirmer la faisabilité, obtenir un devis adapté, négocier les conditions et proposer une solution réellement alignée avec le besoin du client.

ALEOU s'appuie sur son système ISO 20121 de gestion des non-conformités. Les anomalies sont identifiées, tracées et traitées avec une logique de prévention, de médiation et d'amélioration continue. En cas de réclamation, le chef de projet ou la direction commerciale prend en charge le dossier, analyse la situation et organise la médiation avec le prestataire concerné.

• 0,13 % de litiges
• Délai moyen de prise en charge : quelques minutes à 1 jour ouvré
• Résolution généralement sous 1 à 5 jours ouvrés selon complexité

ALEOU met en place une double évaluation : une évaluation du service ALEOU après validation du dossier et une évaluation des lieux ou prestataires après l'événement. Les retours sont consolidés dans le reporting interne et peuvent être accessibles aux administrateurs.

• 4,9 / 5 sur le service ALEOU (482 avis)
• 4,74 / 5 sur les lieux et prestataires (2 214 avis)

ALEOU peut fournir les éléments nécessaires à l'analyse d'un dossier achat : description du modèle économique, process de réservation, couverture de l'offre, certifications RSE, éléments cybersécurité, modalités de déploiement, reporting disponible, conditions de facturation, garanties de transparence, process de référencement fournisseurs, informations sur la satisfaction utilisateurs et éléments de conformité.